Die Coronakrise verändert viele Unternehmensbereiche und hat unmittelbaren Einfluss auf Arbeitsprozesse. So mussten sich Zusammenarbeit, Kommunikation und Führung radikal und schnell verändern, von dem „kurzen Dienstweg“ hin zu MS-Teams, Zoom oder anderen Videokonferenzsystemen. Mehr E-Mails und Telefonkonferenzen sind Folgen der aktuellen Situation. Die Krise hat aber auch gezeigt, dass veraltete Führungsstrukturen und Arbeitsweisen diesen neuen Weg des Arbeitens behindern. Alte Führungselemente des Managements wie z.B. Kommando- und Kontrollmechanismen von Mitarbeitern tragen der Veränderung keine Rechnung und stellen sogar ein Hemmnis dar. Dieser Umstand wirkt sich auf die Leistungsfähigkeit einer Unternehmung negativ aus. Hier kommt der modernen Führung eines Unternehmens eine wichtige Rolle zu. Spoiler-Alarm: Das wird auch nach der Coronakrise in Zukunft so sein!
Misstrauen ist der Tod der Performance
Die Struktur der Kontrolle gepaart mit einer direkten Führung über Entscheidungsträger hinweg ist eine Beschneidung der Entscheidungsspielräume von Mitarbeiten durch das Management. Dabei ist der Entzug des Vertrauens eine Komponente, die nicht nur Misstrauen hervorruft, sondern viel mehr die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter und deren Eigenverantwortung hemmt oder sogar ausschaltet. Die Mitarbeiter werden zu ausführenden „Robotern“, die sich keine eigenen Gedanken machen und sich auf die generischen Aufgaben beschränken. Verantwortungsgraubereiche, die rechts und links des eigentlichen Aufgabenschwerpunktes liegen, werden nicht mehr beachtet. Dies wird im stationären Arbeiten in Bürogemeinschaften durch Mitarbeiter aufgefangen, da diese trotz der allgemeinen Führungssituation versuchen, das ganze Bild zu erfassen und danach zu handeln. Wenn jeder nur das tut, was in seiner Aufgabenbeschreibung steht, wird man dieses schnell in der Führung merken. Denn die Führungskraft wird plötzlich mit dem Wunsch einer Entscheidungsfindung konfrontiert, die sie vorher noch nie als solche wahrgenommen hat. Einfachste Entscheidungen werden durch Rückversicherungen und Fragen an den Manager abgesichert. Es entsteht eine Art des „betreuten Arbeitens“, die nicht ins Homeoffice verlagert werden kann und darf. Die Folge aus dieser Situation ist, dass das Management nur noch reagiert und nicht mehr agiert. Es entsteht ein Teufelskreis der Unproduktivität zwischen Management und Mitarbeitern. Dabei wird die Führungskraft zum Führungsverwalter und kann die Wünsche der Gestaltung, die von der Geschäftsführung an sie herangetragen werden, nicht mehr nachkommen. Dieses Mitarbeiter- und Führungskräfteverhalten beschränkt sich nicht auf einzelne Bereiche im Unternehmen, sondern betrifft alle. Daher geht es nicht um eine kleine Anpassung des Führungsverhaltens, die die Krisensituation und das damit verbundene Homeoffice ausgelöst hat, sondern um die Führungsstruktur und Führungskultur eines Unternehmens in Summe.
Offene Fehlerkultur ist eine Einstellungs- und Haltungsfrage
Um die Mitverantwortung, Motivation, Handlungsfähigkeit und Kreativität von Mitarbeitern zu stärken, ist die „offene Fehlerkultur“ ein entscheidender Faktor. Jeder macht Fehler und ist nicht davor gefeit, eine falsche Entscheidung zu treffen. Wichtig ist jedoch, wie konstruktiv mit diesen Fehlern umgegangen wird und was mit den Mitarbeitern oder Managern geschieht, die eine Fehleinschätzung vorgenommen haben. Allen Mitarbeitern muss ein Spielraum eingeräumt werden, Fehler zu machen, diese offen anzusprechen und Lösungswege aufzuzeigen. Dabei muss diese Veränderung offen gelebt werden. Es hilft nicht nur eine „offene Fehlerkultur“ in einem Teil eines „Code of Conduct“ einzubauen und zu glauben, damit wäre diese etabliert. Der neue und konstruktive Umgang mit Fehlern muss für jeden klar erkennbar sein und vom Management vorgelebt werden. Dies kann zum Beispiel in einer Veranstaltung zum Ausdruck kommen, in der offen über Fehler und deren Lösung diskutiert wird, unter dem Motto: „Worst mistake and a beer“. Sich bei Kunden für Fehler, die beispielsweise in der Abwicklung von Aufträgen entstanden sind, zu entschuldigen, kann eine weitere Maßnahme sein. Einschränkend muss hinzugefügt werden, dass es Berufszweige gibt, in denen eine offene Fehlerkultur deplatziert ist, hierzu zählt u. a. die Herzchirurgie.
Führung muss überdacht werden
Teammeetings und Abstimmung sind wichtige Elemente der Unternehmensführung, auch oder gerade auf Distanz. Die Kommunikation über Ziele, Projekte und Hürden ist entscheidend und muss gerade im Homeoffice intensiviert werden. Die Führungskraft muss die Kommunikation mit den Mitarbeitern aktiv steuern und dafür sorgen, dass Transparenz über die laufenden Aktivitäten des jeweiligen Bereiches erzeugt wird. So sollte z. B. der Manager sich jeden Tag Zeiten in seinem Kalender blocken, um mit Mitarbeitern über aktuelle Themen zu sprechen. Ein offenes Ohr für die Anregungen und Probleme der Mitarbeiter zu haben, ist innerhalb dieser Gespräche wichtig. „Agieren und nicht reagieren“ muss die Maxime sein, die sich die Führungskraft in der Homeoffice-Zeit auf die Fahne schreibt. Somit kommt der internen Kommunikation, in dieser Art des Change Managements, eine wichtige Funktion zu. Die Unternehmung muss die gesamte Klaviatur der Kommunikation, angefangen von internen Newslettern bis hin zu einfachen E-Mails der Geschäftsführung, der Installation von top-down Kommunikationswegen und bottom-up Feedbackschleifen ausbauen. Dabei ist der Inhalt relevanter als das Design oder die Nutzung einer Formatvorlage. Wichtig ist, dass die Botschaft ankommt und nicht wie sie verpackt wurde! Jede Führungskraft und vor allem das oberste Management muss zum Kommunikationsexperten werden.
Digitale Prozesse sind positive Brandbeschleuniger der Führung
In der aktuellen Situation wird deutlich, dass z. B. ein papierloses Büro oder digitale Prozesse eine Komponente sind, die ein Unternehmen lösen muss, um Arbeitsfähigkeit und effektive Führung herzustellen. Hierzu zählen u. a. die digitale Freigabeprozesse von Rechnungen, Angeboten und eine digitale Signatur, um einen möglichst reibungslosen Ablauf von Zahlungswegen zu gewährleisten. Auch vermeintlich banale Dinge wie beispielsweise Laptops mit Micro, Headset und Videofunktion für Mitarbeiter, die sonst mit einem stationären Rechner im Büro arbeiten, werden zu einem Spießrutenlauf für die IT und letztlich für das Unternehmen. Diese Kommunikations- und Arbeitsmittel sind jedoch essenziell, um dem Management die Kommunikation und somit auch die Führung der Mitarbeiter im Homeoffice zu ermöglichen. Dies zeigt deutlich, dass Digitalisierung eine ganzheitliche Herausforderung für das Unternehmen darstellt. Daher müssen diese Anpassungen und Änderungen in einer Digital- oder gleich in einer Unternehmensstrategie verankert werden. Hierzu auch lesen: Dimensionen der Marketingdigitalisierung
Zusammenfassung
Die Erkenntnis ist, dass das System der Führung gesamtheitlich überdacht, an den richtigen Stellen angepasst und in der Unternehmenskultur verankert werden muss. Den Mitarbeitern sollte abhängig von ihrer Aufgabe der Spielraum ihre Entscheidungsfreiheit klar sein. Das Management muss die konstruktive Fehlerkultur vorleben und Misstrauen gegenüber Mitarbeitern abbauen. Jeder hat Verantwortung, wenn das System Homeoffice funktionieren soll. Dabei ist die Motivation der Mitarbeiter die Basis der Eigenverantwortung. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter und schenken Sie ihnen Zeit und Aufmerksamkeit. Führung kann man lernen, es ist selbst für Führungskräfte nie zu spät, sich zu ändern.
Christian Jacob 